Ici je parlerai plus particulièrement de la délégation de tâches à une assistante freelance (même si beaucoup de points peuvent s’appliquer à d’autres domaines).

La délégation est le fait de confier une tâche à une autre personne. La délégation ne désengage pas le délégant de sa responsabilité. Il s’agit de l’aptitude à confier à une autre personne la responsabilité d’un mandat de travail, tout en lui fournissant le support et les ressources nécessaires (définition Wikipedia revisitée par moi-même).

Pour un solopreneur, la délégation, même si nécessaire dans le développement de son business, peut être une étape compliquée. En effet, c’est souvent notre appréhension face à la nouveauté  / à l’inconnu qui nous paralyse. Plusieurs raisons peuvent nous empêcher de passer à l’action.

• Perte du temps : il faut savoir perdre du temps à la mise en place d’une délégation pour en gagner par la suite,
• La peur que les tâches ne soient pas réalisées comme on le souhaiterait,
• Perte de valeur,
• Perte de contrôle…

Ce sont des peurs qui sont légitimes lorsque l’on ne connaît pas la sensation de satisfaction, de soulagement ou encore de gratitude que peut procurer la délégation.

En effet, il y a pas mal d’avantages à faire appel à une ou plusieurs personnes pour déléguer des missions. J’ai souhaité en lister quelques-uns dans cet article de blog :

Savoir faire une tâche ne veut pas nécessairement dire qu’on l’apprécie !

Concrètement les missions que les solopreneurs ou entrepreneurs délèguent à une assistante virtuelle sont des missions qu’ils savent faire.

Nous courons après le temps que ce soit dans notre vie personnelle ou dans notre vie professionnelle. Une vie à mille à l’heure, cela finit par être épuisant.

Cependant, voici une notion qu’il faut bien comprendre et accepter avant de s’engager avec une assistante freelance : « perdre » du temps pour mettre en place la collaboration afin de pouvoir en gagner bien plus par la suite.

Cela peut paraître évident mais il est toujours bien et important de le dire. :)

Le fameux proverbe africain : « Seul on va plus vite, ensemble on va plus loin »

L’assistante virtuelle travaille avec l’entrepreneur, main dans la main afin de créer un tandem de choc.

Lorsque l’entrepreneur s’entoure de prestataires bienveillants et compétents, cela lui permet de pérenniser et développer son activité.

Pouvoir répondre à ses clients sans avoir à « sacrifier » une partie de notre to do list : voilà quelque chose qui me paraît très important.

On ne va pas se mentir : même si le client sait pertinemment qu’il n’est pas seul et que vous n’êtes pas disponible immédiatement pour lui, il attend tout de même une réponse assez rapide de votre part :)

Lorsque l’assistante freelance (ou les autres prestataires) prend en charge une partie de vos tâches (qui ne fait pas partie de votre cœur de métier bien sûr), elle vous permet de consacrer du temps à vos clients.

Lors du lancement de votre business, vous avez sans doute dû faire des tâches que vous ne maîtrisiez pas forcément au départ.

Faire une facture, tout le monde sait faire : j’ai envie de vous dire « non ce n’est pas vrai ». Par exemple, pour établir une facture il y a des mentions obligatoires qui doivent apparaître sur cette dernière. Si vous ne les avez pas et que vous vous faites contrôler, vous êtes susceptible d’avoir une amende de 15 euros par mention oubliée. Ça peut chiffrer très vite. Et ce n’est qu’un exemple.

Alors vous avez votre zone d’expertise, qu’il faut approfondir et cultiver pour laquelle une assistante virtuelle ne pourra rien faire :) Par contre, elle pourra vous soulager de toutes les tâches qui relèvent de son expertise.

Selon moi, la force d’une assistante virtuelle réside dans le fait qu’elle s’adapte à son client et qu’elle puisse faire preuve de flexibilité quand cela est possible.

Il faut ici également nuancer le propos. Soyons bien d’accord : une urgence qui arrive le vendredi matin toutes les semaines, ce n’est pas quelque chose d’acceptable pour moi. :)

L’assistante a des horaires qu’elle aura transmis en amont à l’entrepreneur / solopreneur. Elle a sans doute d’autres clients ou d’autres impératifs et ne pourra pas toujours se libérer en dehors des moments prévus pour l’exécution des tâches « urgentes ».

En début de mois, vous savez déjà ce que le poste « assistante freelance » va vous coûter pour le mois. 
L’assistante indépendante établit un devis avant de commencer la mission donc pas de surprise à la fin du mois quand vous recevez la facture.

Pour ma part, je fonctionne sous forme de forfaits et non pas à la mission. Cela permet à l’entrepreneur de me confier des tâches (qui sont dans mon scope) en cours de mois et de les faire rentrer dans le forfait horaire choisi. Le forfait peut également évoluer en cours de mois si mon agenda le permet.

Pas de déclaration préalable à l’embauche à faire, ni de fiche de paye à émettre, pas de congés payés, d’évaluation de fin d’année à prévoir… la liberté !!

Lorsque vous signez un contrat avec une assistante virtuelle vous êtes engagés uniquement sur cette période et rien d’autre : pas de CDI !

Étant une éternelle optimiste, je me suis focalisée sur les nombreux avantages de faire appel à une assistante freelance :)

Petit conseil : si vous n’êtes pas prêt à vous investir dans une délégation, ne le faites surtout pas. Discutez, attendez que le projet mûrisse et une fois que vous êtes totalement sûr de vous, foncez. Prenez le temps de trouver votre perle rare. Vous ne regretterez pas par la suite !